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Cuidados para um bom atendimento

Quem é responsável pela sua agenda de atendimentos? Você ou a sua secretária?

Mudanças de horários, encaixes ou faltas são acompanhadas por você ou você é surpreendido com decisões externas as suas?

Fonte da imagem: Markentista

Em geral, as agendas eletrônicas ou físicas, são administradas pelas secretárias dos profissionais, mas nem sempre acompanhadas por eles, já que geralmente estão muito ocupados com os atendimentos e seus compromissos pessoais.

O profissional liberal (médico e dentista) que tem o hábito de estruturar sua própria agenda consegue visualizar e administrar melhor seus horários, e quando se faz necessário realizar mudanças e ajustes, já que passa a conhecer seus clientes e suas necessidades, além de sua própria disponibilidade. Mas, é importante que esta mesma postura deve ser assumida pela secretária, haja vista que vivemos outros tempos e as facilidades com a tecnologia e a necessidade de crescimento exigem uma terceirização de serviços muitas vezes benéfica, mas também arriscada, quando não acompanhada ou orientada devidamente pelo profissional responsável.

Vários são os problemas que surgem, por conta da falta de administração adequada da agenda da clínica/ consultório. Por isso, atenção para as seguintes sugestões:

  • Treine e oriente bem sua secretária para o uso e preenchimento de sua agenda.
  • Defina claramente quais são seus horários de trabalho durante a semana, as mudanças de rotina e/ou ausências.
  • Defina o tempo de duração dos atendimentos e intervalos a serem respeitados.
  • Defina, se e quando será possível estabelecer encaixes sem seu prévio conhecimento ou concordância.
  • Capacite seus colaboradores, a fim de que desenvolvam habilidades próprias a um bom atendimento.
  • Certifique-se de que seus clientes estão satisfeitos com o atendimento de seus funcionários e com a organização da sua clínica/consultório.
  • Estabeleça a pontualidade, não apenas para seus colaboradores, mas também como uma característica de seu perfil profissional. Todas as pessoas têm seus compromissos e o respeito ao tempo de cada um é um bom cartão de visitas.
  • Quando combinar com o cliente que haverá uma ligação ou contato de confirmação ou resposta procure fazer valer o combinado. O cliente certamente estará esperando por esse retorno e se sentirá pouco valorizado, se for esquecido. Crie mecanismos que facilitem e garantam esses combinados.

Lembrem-se que o cliente satisfeito e respeitado retorna e indica outros clientes. O profissional liberal sabe que sua maior propaganda está no seu atendimento de qualidade e na forma como o seu cliente é recebido e tratado em sua clínica/consultório.

Vânia Vidal de Oliva é Psicóloga Clínica com 28 anos de experiência no atendimento de adolescentes, adultos e na orientação familiar. Atua hoje na Clínica Casa do Crescer na cidade de Curitiba. Colunista do site Mãezíssima, do blog da Clínica Base e do blog Markentista.

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